Å anskaffe et nytt ERP-system er en stor og viktig beslutning. Det er en investering som en ikke tar så veldig ofte, og som normalt innebærer en viss grad av både usikkerhet og kompleksitet. Det er en prosess hvor det er lett å trå feil. Da er det én ressurs som kan utgjøre hele forskjellen.
Utfordringen med å gå alene
De fleste selskap anskaffer et nytt ERP-system kanskje to eller tre ganger i sin levetid. Leverandørene derimot selger systemet sitt hver eneste dag. Dette alene bør gi grunn til ettertanke.
Når du kontakter en ERP-leverandør, møter du selgere og konsulenter som er svært flinke til å fremstille sin løsning i det beste lyset. Det er ikke noe galt med det, det er jobben deres. Men det betyr at du som kunde ofte sitter med liten erfaring, begrenset markedsoversikt og begrenset teknisk innsikt, i møte med noen som har gjort dette hundrevis av ganger.
Resultatet? Alt for mange bedrifter ender opp med feil system, sprengte budsjetter og implementeringer som tar dobbelt så lang tid som planlagt. Ikke fordi leverandøren nødvendigvis var dårlig, men fordi ingen stilte de riktige spørsmålene fra starten.
Hvem er den uavhengige konsulenten?
En uavhengig ERP-konsulent er verken ansatt hos deg eller hos en leverandør. Det er en erfaren fagperson som har vært med på mange ERP-anskaffelser på tvers av bransjer og systemer, og som ikke tjener på at du velger det ene fremfor det andre.
Den uavhengigheten er ikke bare en hyggelig bonus. Det er selve kjernen i verdien Heimvik leverer. Rådene er basert på dine behov, ikke på provisjoner, partneravtaler eller kvartalsbudsjetter hos en tredjepart.
Rollen kombinerer vanligvis to funksjoner: Rådgiver ved valg av system, og prosjektleder gjennom hele implementeringen. Det er en kombinasjon som gir kontinuitet, og som sikrer at den som hjalp deg med å velge system, også er den som kvalitetssikrer at løsningen faktisk også implementeres i tråd med forventning.
Fem områder hvor konsulenten skaper verdi
✅ Behovsanalyse og kravspesifikasjon
Mange ERP-prosjekt sporer av fordi bedriften ikke har gjort jobben med å definere hva de faktisk trenger og hva de ønsker å oppnå. Heimvik hjelper deg kartlegge prosesser, identifisere hull og formulere krav på et språk leverandørene forstår og kan holdes ansvarlig for.
✅ Markedsscreening og leverandørvalg
ERP-markedet er stort og uoversiktlig. Heimvik sorterer bort systemer som ikke passer og presenterer relevante alternativer med en nøktern vurdering av styrker og svakheter.
✅ Anbudsrunde og kontraktsforhandling
Heimvik besørger en presis forespørsel mot aktuelle leverandører, sikrer sammenlignbare tilbud og hjelper deg med å forstå hva som faktisk er inkludert i prisen. Mange skjulte kostnader som eksempelvis lisensøkning, moduler, transaksjonskostnader, support, etc. kan avdekkes og forhandles på forhånd.
✅ Prosjektledelse ved implementering
Heimvik leder prosjektet som representant for din bedrift og besørger fremdrift, eskalerer avvik, koordinerer interne ressurser og sørger for at leverandørene leverer det som ble lovet. Du slipper å bruke interne nøkkelpersoner på fulltid til prosjektadministrasjon.
✅ Opplæring, testing og “go-live”
Mange prosjekter sliter i innkjøringsperioden fordi brukerne ikke er forberedt. Heimvik planlegger opplæring, strukturerer testfasen og sikrer at dere ikke går live med kjente feil, samt at dere har en plan B hvis noe likevel skulle gå galt.
Typiske fallgruver du bør unngå
Etter å ha fulgt mange ERP-prosjekter er mønsteret tydelig: De som sliter, gjør gjerne de samme feilene. De kjøper i enkelte tilfeller rett og slett feil system. De undervurderer kompleksitet og behovet for integrasjoner og datakvalitet. De involverer ikke sluttbrukerne tidlig nok. De godtar vage tidsplaner og udefinerte milepæler. Og de oppdager for sent at avtalen med leverandøren ikke dekker det de trodde den dekket.
Heimvik har sett disse feilene gjentatte ganger og vet nøyaktig hvor de oppstår og hva som skal til for å unngå dem. Det er en kunnskap som er vanskelig å bygge selv, og som koster lite sammenlignet med hva det koster å erfare følgene av feil valg og et mislykket prosjekt.
Er det verdt investeringen?
Det korte svaret er JA, nesten alltid. En uavhengig konsulent koster penger, det er sant. Men en ERP-anskaffelse på feil premisser koster langt mer i form av feil systemvalg, overskredet budsjett, tapte arbeidstimer, frustrasjon i organisasjonen og — i verste fall — et system som aldri blir tatt skikkelig i bruk.
Erfarne konsulenter betaler seg gjerne gjennom bedre kontraktsvilkår alene. Leverandørenes standardkontrakter er skrevet for å beskytte leverandøren. En konsulent som kjenner disse kontraktene, kan forhandle frem klausuler som faktisk beskytter deg, og som kan spare deg for beløp som langt overstiger konsulenthonoraret.
Men det viktigste er kanskje ikke pengene. Det er tryggheten i å vite at noen med riktig kompetanse og riktige insentiver jobber for deg gjennom en av bedriftens viktigste digitaliseringsreiser. Alltid 100% på din side!
Du trenger ikke å ha gjort dette før for å lykkes, men du bør ha med deg noen som har det.
Kontakt Heimvik for bistand ved din neste ERP-anskaffelse! Det kan fort vise seg å være en smart og lønnsom beslutning. Legg igjen din kontaktinfo 👉 her, så tar jeg kontakt.
Legg til kommentar
Kommentarer